Con frecuencia recibo consultas de personas que, al revisar su historia laboral, advierten que existen semanas cotizadas que no aparecen acreditadas. En este artículo quiero explicarte, de manera clara y ordenada, cuáles son las situaciones más comunes y qué opciones existen para recuperar esas semanas.
1. Verificar periodos en mora
Cuando revisas tu historia laboral, lo primero que debes identificar es si existen periodos en mora. Para ello, es fundamental que tengas claras las fechas de inicio y terminación de cada relación laboral con los empleadores a quienes prestaste tus servicios.
Con esa información podrás determinar si los periodos en los que estuviste vinculado están debidamente acreditados. Si no aparecen registradas las semanas correspondientes a los tiempos efectivamente trabajados y el empleador no realizó los aportes, puedes requerirlo para que pague los periodos faltantes.
Si el empleador ya no existe y nunca se reportó la novedad de retiro, por lo que se evidencia la mora, es posible demandar al fondo de pensiones para que asuma esos periodos no cotizados por no haber ejercido la labor de cobro.
Los aportes en mora pueden ser pagados por el empleador a través de la planilla PILA. Para ello, debe ingresar al operador, elaborar las planillas correspondientes a los periodos en mora y realizar el pago. Una vez efectuado, estas semanas deben reflejarse en la historia laboral del trabajador.
2. Diferencia entre mora y omisión en la afiliación
Es importante diferenciar la mora de la omisión en la afiliación.
Existe mora cuando hubo afiliación, pero no se realizaron los pagos. En cambio, hay omisión en la afiliación cuando el trabajador prestó el servicio y nunca fue afiliado ni se efectuaron aportes. En este último caso, si se desea asumir la responsabilidad posteriormente, procede el pago mediante cálculo actuarial.
Para que el trabajador pueda exigir el pago del cálculo actuarial, el empleador debe existir. Si la empresa fue liquidada, no tiene bienes, dejó de operar o si se trata de una persona natural que falleció, no habría a quién demandar. Tampoco podría exigirse al fondo de pensiones que asuma estos periodos, pues al no existir afiliación ni novedad de ingreso, el fondo no tenía obligación de cobrar. En consecuencia, no prosperaría la pretensión de condenar al fondo a asumir esos tiempos.
3. Pagos en mora y cálculo actuarial para trabajadores independientes
Como trabajador independiente también es posible pagar aportes en mora y realizar pagos por cálculo actuarial. Sin embargo, existen limitaciones normativas.
El Decreto 3085 de 2007 permite al independiente pagar aportes en mora. No obstante, Colpensiones solo acredita periodos en mora pagados con posterioridad a septiembre de 2007. Si se pagan periodos anteriores a esa fecha, no serán acreditados en la historia laboral y será necesario acudir a un proceso ordinario laboral para que un juez ordene tenerlos en cuenta.
En cuanto al cálculo actuarial para independientes, la norma establece que solo pueden convalidarse periodos posteriores al 29 de enero de 2003, conforme lo dispone el Decreto 1296 de 2022. Por ello, si un independiente desea pagar periodos por omisión en la afiliación o hacerlo de manera voluntaria, debe tener en cuenta esa fecha.
4. Revisar observaciones en la historia laboral
Otra forma de recuperar semanas es revisar con detalle las observaciones que aparecen en la historia laboral y que pueden estar restando semanas.
Un caso frecuente es la imputación de pagos. Cuando existen periodos en mora, el sistema puede aplicar pagos realizados a periodos anteriores o posteriores para subsanar esas moras. En la historia laboral pueden aparecer observaciones como “pagos aplicados a periodos anteriores” o “pagos aplicados a periodos posteriores”. Esto indica que se están imputando pagos para cubrir deudas previas.
En estos casos, es necesario identificar qué periodos están en mora y revisar cómo lograr que las semanas efectivamente pagadas sean acreditadas correctamente.
Otra observación común es aquella en la que el periodo aparece pagado, se visualiza el valor cancelado, pero figura la anotación “nombres no concuerdan con Registraduría”. No se trata de un problema grave, pero sí es recomendable solicitar la corrección ante Colpensiones para que internamente se ajusten los datos y las semanas se reflejen adecuadamente.
5. Aportes a través de programas de subsidio a pensión
También encontramos situaciones en las que la persona cotiza mediante programas de subsidio al aporte a pensión, conocidos como Colombia Mayor, Prosperar o a través de fiducia.
En estos casos, el afiliado paga la parte que le corresponde y el Estado debe pagar el valor subsidiado. Sin embargo, en ocasiones el giro de esos recursos se demora, pues Colpensiones debe remitir la cuenta de cobro a la entidad encargada del subsidio y esta, a su vez, realizar el giro correspondiente. Mientras ello ocurre, las semanas pueden tardar en reflejarse en la historia laboral.
Generalmente no se trata de un problema grave, ya que si el afiliado pagó correctamente, las semanas se acreditarán cuando se efectúe el giro estatal. No obstante, cuando la persona depende de esas semanas para completar el requisito y acceder a la pensión de vejez, es recomendable gestionar ante la entidad encargada del subsidio y ante Colpensiones para agilizar el trámite.
6. Pagos no reflejados pese a tener soportes
Finalmente, se presentan casos en los que los pagos no aparecen en la historia laboral, pero el afiliado cuenta con los comprobantes de la planilla PILA. En estas situaciones, procede solicitar la corrección de la historia laboral ante el fondo de pensiones correspondiente, adjuntando los soportes de pago para que las semanas sean debidamente acreditadas.
Si al revisar tu historia laboral detectas vacíos, observaciones o semanas no reconocidas, es fundamental analizarlas con detalle y actuar oportunamente. Tu historia laboral es la base para el reconocimiento de tu pensión de vejez, y cada semana cuenta.
Paula Andrea Escobar S.
Abogada especialista en Pensiones y Derecho laboral.
Creadora de contenido para @estufuturoabogados.
