Soy Paula Andrea Escobar, abogada especialista en pensiones y derecho laboral, y en este artículo quiero explicarte todo lo relacionado con los requerimientos que están recibiendo muchos empleadores por supuestas deudas en aportes al sistema de seguridad social, así como la diferencia entre moras reales y moras presuntas.
Obligación del empleador en el pago de aportes
Es importante recordar que todo empleador tiene la obligación de realizar los aportes al sistema de seguridad social en favor de sus trabajadores.
Estos aportes comprenden:
El aporte se compone de un porcentaje asumido por el empleador y otro porcentaje a cargo del trabajador, el cual se descuenta de su nómina. Sin embargo, es el empleador quien debe realizar el pago completo al sistema a través de la planilla PILA.
Importancia de reportar el retiro del trabajador
Cuando finaliza una relación laboral, es indispensable reportar la novedad de retiro en la planilla PILA.
Si no se reporta este retiro, el sistema continuará registrando al trabajador como activo, lo que genera automáticamente una aparente mora en el pago de aportes por parte del empleador.
Por esta razón, así como se reporta el ingreso, también debe reportarse oportunamente el retiro, para que el fondo de pensiones tenga conocimiento de que la relación laboral terminó y que ya no existe la obligación de seguir cotizando.
¿Por qué Colpensiones envía requerimientos de pago?
Cuando no se reporta el retiro, se generan periodos en mora dentro del sistema. En consecuencia, Colpensiones en cumplimiento de sus obligaciones como administradora de pensiones, envía requerimientos al empleador indicando:
En este punto, es fundamental analizar si la deuda corresponde a una mora real o a una mora presunta.
Diferencia entre mora real y mora presunta
Mora real
La mora es real cuando corresponde a periodos en los que el trabajador efectivamente prestó sus servicios, pero el empleador incurrió en alguna de las siguientes situaciones:
Estas deudas deben ser pagadas, ya que corresponden a obligaciones reales. De lo contrario, Colpensiones puede iniciar procesos de cobro coactivo e incluso embargar bienes del empleador.
Mora presunta
La mora es presunta cuando no existe realmente una obligación pendiente, pero el sistema la genera por la omisión en el reporte de la novedad de retiro.
En estos casos, el sistema asume que la relación laboral continúa vigente, lo que da lugar a cobros que no corresponden a la realidad.
¿Cómo solucionar las moras presuntas?
La solución frente a las moras presuntas consiste en realizar un retiro retroactivo, es decir, reportar la fecha real en la que terminó la relación laboral.
Para ello, es fundamental:
Además, cuando se recibe el requerimiento de Colpensiones, la entidad invita a gestionar estas situaciones a través del portal del empleador, donde se pueden:
Revisión de la historia laboral
Es muy importante contar con la historia laboral del trabajador para verificar:
Con esta información, se puede proceder a pagar lo que realmente se adeuda y reportar correctamente el retiro.
No obstante, el retiro retroactivo debe hacerse con responsabilidad, si desconocer la fecha en que realmente terminó la relación laboral, ya que un reporte incorrecto puede afectar al trabajador, especialmente si se eliminan periodos que podrían ser necesarios para el reconocimiento de prestaciones como:
Depuración de deudas y prevención de sanciones
Una adecuada gestión permite:
Este acompañamiento resulta clave para depurar correctamente las obligaciones y proteger tanto al empleador como al trabajador.
Omisión en la afiliación y pago de aportes
Existe otra situación relevante: cuando el empleador nunca afilió al trabajador o no realizó la afiliación y pago de aportes durante un periodo en el que sí existió la relación laboral.
En estos casos, el fondo de pensiones no realiza el cobro, ya que no tiene conocimiento de la existencia de dicha relación.
Sin embargo, el empleador puede reconocer ese tiempo y pagar los aportes mediante la herramienta del cálculo actuarial, realizando la liquidación correspondiente y el pago a través de la planilla PILA.
Esto permite subsanar la omisión y evitar que el trabajador se vea perjudicado en el acceso a futuras prestaciones económicas.
Para finalizar, los requerimientos de Colpensiones por mora en aportes deben analizarse con detalle, ya que no todas las deudas corresponden a obligaciones reales.
Identificar correctamente si se trata de una mora real o presunta, así como actuar de manera oportuna y responsable, es fundamental para evitar sanciones y proteger los derechos tanto del empleador como del trabajador.
Paula Andrea Escobar S.
Abogada especialista en Pensiones y Derecho laboral.
Creadora de contenido para @estufuturoabogados.
