No es lo mismo el pago de aportes en mora que el pago mediante cálculo actuarial, aunque ambas figuras permiten regularizar tiempos dentro del sistema de pensiones, su naturaleza, alcance y forma de aplicación son distintos. A continuación, se explican estas diferencias y la manera adecuada de proceder en cada caso.
¿Qué se entiende por pago de aportes en mora?
Cuando se habla de mora, se hace referencia a situaciones en las que una persona sí estuvo debidamente afiliada al sistema de pensiones, inició el pago de sus aportes y posteriormente dejó de cotizar sin que se reportara la novedad de retiro. Esto puede ocurrir tanto en el caso de trabajadores independientes como de trabajadores vinculados a un empleador.
Es frecuente que, al finalizar una relación laboral, el empleador, omita reportar la novedad de retiro del trabajador, como consecuencia de esta omisión, la afiliación permanece activa y el sistema continúa generando mes a mes una obligación de pago que se registra como mora. Por esta razón, resulta fundamental reportar de manera oportuna, tanto las novedades de ingreso como las de retiro.
Los empleadores pueden pagar periodos en mora de cualquier época, e incluso pueden reportar retiros de manera retroactiva cuando no lo hicieron en su momento, con el fin de eliminar las moras presuntas que aparecen registradas en los fondos de pensiones.
En lo que tiene que ver con trabajadores independientes, funciona diferente, debido a que los fondos de pensiones, solo permiten que estos, paguen aportes en mora, correspondientes a periodos posteriores al 15 de agosto de 2007, atendiendo a que el decreto 3085 del 15 de agosto de 2007, es el que establece la posibilidad de generar intereses de mora para este tipo de aportantes, acogiendo la posibilidad de que el trabajador independiente pague estos periodos en mora posteriores a la entrada en vigencia del decreto mencionado.
¿En qué consiste el cálculo actuarial?
El cálculo actuarial, a diferencia de la mora, permite pagar periodos en los que no existió afiliación al sistema de pensiones, es decir, se presenta cuando hay un vacío temporal durante el cual la persona laboró —ya sea como trabajador dependiente o como independiente—, pero no fue afiliada al sistema pensional.
Este vacío puede ser subsanado mediante el pago de un cálculo actuarial, que en lo que tiene que ver con trabajadores dependientes, sus empleadores pueden realizar este tipo de pago en cualquier momento, incluso si se trata de periodos muy antiguos, es decir, un empleador que hoy reconoce una obligación correspondiente a servicios prestados, por ejemplo, en el año 2000 puede pagar esos periodos a través del cálculo actuarial, sin que exista una limitación temporal.
Particularidades para los trabajadores independientes: pago de mora
En el caso de los trabajadores independientes, sí existen limitaciones legales tanto para el pago de aportes en moracomo para el cálculo actuarial.
El Decreto 3085 de 2007, expedido en agosto de ese año, permitió que los trabajadores independientes pudieran pagar aportes en mora con liquidación de intereses, de forma similar a como ocurre cuando un empleador regulariza aportes dejados de pagar por un trabajador debidamente afiliado. Este decreto implementó formalmente el pago de aportes en mora para los independientes.
Como consecuencia, Colpensiones solo convalida y acredita periodos en mora correspondientes a fechas posteriores a agosto de 2007, por ello, cuando un trabajador independiente desea pagar periodos en mora, la recomendación es que lo haga respecto de periodos en los que efectivamente estuvo afiliado,pero no realizó el pago, a partir de septiembre de 2007 en adelante, para evitar inconvenientes en la acreditación de semanas en la historia laboral.
Existen casos en los que trabajadores independientes pagaron periodos en mora anteriores a esta fecha y dichos aportes no fueron correctamente acreditados por Colpensiones, situación que puede derivar en procesos ordinarios laborales prolongados y costosos. Para evitar este desgaste procesal, se aconseja limitar el pago de mora a los periodos posteriores a septiembre de 2007.
Particularidades para los trabajadores independientes: cálculo actuarial
Tal como se explicó, el cálculo actuarial opera para periodos en los que se omitió la afiliación al sistema de pensiones. Cuando este pago se realiza por parte de un empleador, no existe limitación en cuanto al año que puede ser convalidado.
Sin embargo, para los trabajadores independientes se estableció una restricción específica mediante el Decreto1296 de 2022, el cual señala expresamente que los independientes solo pueden pagar cálculos actuariales correspondientes a periodos posteriores al 29 de enero de 2003.
En consecuencia, si un trabajador independiente desea convalidar tiempos en los que omitió la afiliación al sistema o quiere hacerlo de manera voluntaria, se recomienda que dichos periodos sean posteriores a esa fecha, con el fin de evitar conflictos administrativos o litigios posteriores.
Acreditación de semanas y revisión de la historia laboral
Una vez realizado el pago, ya sea por mora o por cálculo actuarial, el fondo de pensiones suele tardar entre uno y dos meses en acreditar las semanas correspondientes. Es indispensable hacer seguimiento descargando la historia laboral para verificar no solo que el pago aparezca registrado, sino que las semanas hayan sido efectivamente acreditadas.
En caso de que las semanas no se reflejen correctamente, será necesario iniciar una reclamación de corrección de historia laboral, aportando los comprobantes de pago y solicitando al fondo que realice la acreditación correspondiente.
Cobro de moras por parte de los fondos de pensiones
Actualmente, los fondos de pensiones están ejerciendo de manera activa su labor de cobro frente a los empleadores por los periodos en los que no realizaron aportes por sus trabajadores, esta obligación de cobro es relevante, ya que, de no ejercerse, los fondos podrían verse obligados a asumir esos periodos y acreditarlos en la historia laboral del afiliado.
Existen procesos judiciales en los que se ha logrado que se condene a los fondos de pensiones a asumir periodos no cotizados, precisamente por no haber ejercido oportunamente la gestión de cobro frente a los empleadores morosos.
En muchos casos, al revisar la historia laboral del trabajador, se identifican moras reales, derivadas de pagos incompletos, pagos por menos días o valores inferiores a los debidos, o la omisión total del pago durante la vigencia de la relación laboral. En otros casos, se trata de moras presuntas, que no corresponden a una obligación real, sino a la falta de reporte oportuno del retiro del trabajador.
Estas moras presuntas pueden ser depuradas mediante el reporte retroactivo de la novedad de retiro, siempre que se realice una revisión cuidadosa de la historia laboral para no afectar periodos efectivamente laborados, debido a que un reporte incorrecto podría perjudicar el acceso del trabajador a prestaciones económicas como la pensión de vejez,invalidez o sobrevivientes.
Por ello, es fundamental contar con la fecha exacta de retiro y realizar este procedimiento con especial cuidado, dada la trascendencia que tiene para el futuro pensional del afiliado.
Paula Andrea Escobar Sánchez
Abogada especialista en Pensiones y derecho laboral. Creadora de contenido @estufuturoabogados
