Hola, soy Paula Andrea Escobar, abogada especialista en derecho laboral y pensiones de EstuFuturo Abogados, y en este artículo presentaré un recorrido por las posibilidades existentes para pagar aportes en mora: en qué casos procede, en cuáles no y en cuáles podría realizarse mediante cálculo actuarial.
Para comenzar, es fundamental recordar que los fondos de pensiones, al momento de reconocer prestaciones, es decir, pensiones de invalidez, vejez o muerte, deben contabilizar todos los tiempos de servicio y todos los tiempos cotizados. Si una persona cotizó al Seguro Social o a Colpensiones, esas semanas deben aparecer reflejadas en la historia laboral. Si también estuvo afiliada a un fondo privado, esas semanas igualmente deben registrarse. Asimismo, si laboró en una entidad pública —un hospital, una alcaldía, una gobernación— o prestó servicio militar antes de 1994, dichos tiempos también deben constar en la historia laboral.
¿Cómo se logra esto? Solicitando a la entidad pública el certificado CETIL. Este certificado se entrega al fondo de pensiones para acreditar las semanas correspondientes al tiempo público anterior a 1994, que no fue cotizado ni a fondos privados ni a Colpensiones. De igual manera, deben considerarse los periodos pagados como aportes en mora o como cálculos actuariales, pues una vez cancelados, deben reflejarse en la historia laboral del afiliado.
Cuando hablamos de mora, nos referimos a una persona que estuvo afiliada al sistema de pensiones, ya sea como empleado o como independiente. Existió una afiliación, se iniciaron los pagos, el empleador comenzó a cotizar y, posteriormente, suspendió los aportes. Allí inicia la mora, lo cual se evidencia en la historia laboral. Lo mismo ocurre con los independientes: se afilian, comienzan a pagar, luego suspenden los aportes y la historia laboral presenta el vacío. ¿Cómo sabemos que se trata de una mora? Porque no se reportó la novedad de retiro con el último aporte.
No obstante, también existen moras presuntas. Es decir, moras que no son reales. Esto ocurre cuando un trabajador finalizó su contrato, pero el empleador no reportó la novedad de retiro.Si no se reportó, no es una mora real, sino una mora presunta, y puede depurarse.
¿Cómo? Mediante el reporte de un retiro retroactivo ante el sistema de pensiones. Estos retiros retroactivos pueden gestionarse a través del portal del empleador o radicando ante Colpensiones un formulario de novedad de retiro retroactivo. En este documento se informa que el trabajador laboró hasta determinada fecha —día, mes y año—, indicando que la mora existente es presunta, para que se registre el retiro retroactivo y la mora quede eliminada.
Ahora bien, los empleadores que voluntariamente deseen pagar estos aportes en mora pueden hacerlo. ¿Cómo se realiza? A través de la planilla PILA. Se genera la planilla correspondiente, se paga y, en un periodo aproximado de dos o tres meses, estas semanas se reflejarán en la historia laboral. Lo mismo aplica para los trabajadores independientes, con una limitación importante: los independientes solo pueden pagar aportes en mora correspondientes a periodos posteriores a agosto de 2007.
¿Por qué? Porque en agosto de 2007 se expidió la norma que permite a los trabajadores independientes pagar planillas en mora. Por ese motivo, Colpensiones solo tiene en cuenta losperiodos pagados posteriores a esa fecha. Esto significa que, si un independiente decide pagar periodos anteriores a agosto de 2007, Colpensiones no los acreditará en la historia laboral, lo cual daría lugar a una discusión judicial extensa, compleja e incierta, pues no se conoce cuál podría ser la decisión del juez. Por ello, lo recomendable es pagar periodos posteriores a agosto de 2007, es decir, de septiembre de 2007 en adelante.
Como mencioné anteriormente, para que exista mora debió haber afiliación y posteriormenteinterrupción de los pagos. Pero cuando no existe afiliación —es decir, existe omisión en laafiliación—, esos periodos no pueden pagarse como mora. Deben cancelarse como omisión en la afiliación mediante un cálculo actuarial.
Los empleadores pueden pagar tanto planillas en mora como cálculos actuariales por cualquier periodo omitido. Es decir, pueden pagar periodos correspondientes a 1998, 2003, 2015, 2020… de cualquier año. En cambio, los trabajadores independientes sí tienen limitaciones. Para pagar cálculos actuariales, solo pueden hacerlo a partir de febrero de 2003, según lo establecido por la normativa vigente.
Respecto a las planillas en mora, los independientes únicamente pueden pagar desde agosto de 2007, o, para mayor seguridad, desde septiembre de 2007 en adelante.
Tanto los periodos en omisión, que se convalidaran mediante calculo actuarial y los periodos en mora, se pagan a través de un operador de PILA y en un plazo de dos o tres meses deberían reflejarse en la historia laboral del afiliado. En ocasiones se reflejan rápidamente, en menos de tres meses, sin embargo, también se han presentado casos en los que las planillas en mora tardan ocho meses, diez meses o incluso un año, en tales situaciones, es necesario realizar gestiones adicionales: reclamaciones, correcciones de historia laboral, tutelas, entre otros mecanismos.
Cuando un afiliado necesita cumplir requisitos para acceder a su pensión, estas opciones de pagar aportes en mora o recuperar aportes en mora a través de empleadores pueden representar una alternativa viable. Además, cuando existe un empleador en mora que ya no existe, es posible demandar al fondo de pensiones acreditando la relación laboral: fecha de ingreso, fecha de terminación, funciones, salario, etc., aportando documentos, testigos y los mecanismos probatorios disponibles. El juez puede ordenar al fondo de pensiones acreditar las semanas en mora por no haber realizado la gestión de cobro correspondiente.
